Financiële Jaarrekening 2023
INLEIDING
Na overname van de lopende administratie in 2023, werd in eerste instantie aansluiting gezocht en gevonden, bij de door de Algemene ledenvergadering goedgekeurde jaarrekening 2022, van 20 april 2023.
Om hierna een optimaal gebruik van het in 2022 in gebruik genomen boekhoudpakket te kunnen maken, werd een aantal wijzigingen in de eerder gebruikte lay-out en presentatie van de jaarcijfers doorgevoerd, waarna met terugwerkende kracht, vanaf 1 januari 2023 werd aangesloten bij de jaarrekening van 2022.
Van de meest in het oog lopende aanpassing op de balans noem ik hierbij
– de, met het oog op de jaarlijkse afschrijving, over 5 regels verdeelde inventaris,
– de scheiding tussen kas, bank- en spaarrekeningen,
– i.v.m. het ontbreken van een centrale kassiersfunctie werd een aantal persoonlijke kleine kassen, ingevoerd.
Ook werden de spaarrekeningen gekoppeld aan de bijbehorende betaalrekening, zodat de mutaties vanuit de bankrekening worden aangestuurd en niet handmatig geboekt hoeven te worden.
Om deze reden werden de spaarsaldi intern omgeboekt naar een nieuw nummer.
In de Verlies & Winstrekening (v/h de exploitatierekening), werden de kostenposten gerubriceerd en gesplitst in
– Primaire inkomsten en uitgaven (overhead kosten),
– Contact en publiciteit, Eigen omzet, Activiteiten, Evenementen
– Externe activiteiten als cursussen en reizen.
TOELICHTING BALANS
Stond enerzijds per 1 januari 2023 nog een bedrag van € 12.429,00 op de balans voor de waardering voor een eerdere verbouwing, anderzijds werd dit bedrag afgeschreven, waardoor per saldo aan de verbouwing geen waarde meer werd toegekend.
Dit gold eveneens voor de eerder aangeschafte computers, welke werden gewaardeerd op € 6.518,00 terwijl een waardevermindering van € 6.514 werd genoteerd.
De computers werden daarom in 2023 nogmaals met € 4,00 afgewaardeerd, waarna zowel aan de verbouwing als de computers geen waarde meer werd toegekend. Ook de in 2018 aangeschafte inventaris (nr 150) was volledig afgeschreven (nr 151) en is
niet meer gewaardeerd.
Wel werd in 2023 een nieuwe vaatwasser aangeschaft (nr 158), waarna de inventaris per 31 december werd gewaardeerd op € 11.192,57 tegen € 9.092,57 per 1 januari.
Op deze vaatwasser werd ook 20% afgeschreven (nr 159), zodat de gehele inventaris per 31 december per saldo € 7.308 werd afgewaardeerd tot € 3.884,27.
Aan financiële middelen stond € 98.295,09 op de ING spaarrekeningen (nr 1030 en 1034) tegen € 82.388,29 per 1 januari (nr 1022 en 1026).
Op de lopende ING rekeningen (nr 1020 en 1024) was nog € 13.459,35 aanwezig tegen € 21.056,62 per 1 januari.
Het saldo op de evenementen rekening (nr 1028) werd overgeboekt naar de algemene rekening (nr 1020) waarna de evenement rekening werd opgeheven.
De afname van € 7.597,27 op de lopende rekeningen werd ruimschoots gecompenseerd door een toename van € 15.906,80 op de spaarrekeningen).
Zou per 1 januari nog € 112,35 contant in kas geweest zijn, in 2023 werd dit bedrag afgeboekt, waarna het stelsel van de persoonlijke kleine kassen werd ingevoerd (zie eerder punt 1). Per 31 december was hier € 153,75 aanwezig in de kleine kas (nr 1002).
Door de overschakeling naar de email facturen werd een deel van de contributie nota’s 2024 per abuis in 2023 als vordering vermeld (nr 1300), dit bedrag is echter via de balansrekening overgeheveld naar 2024 (nr 2400).
Het debiteuren saldo (nr 1300) ad € 27.614,95 valt uiteen in € 1.354,95 te vorderen:
| Relatiecode | Naam | nummer | datum | bedrag | betaald | saldo |
|
5120
|
Rijnland Makelaar | 14357 | 1-11-23 | 250,00 | 0,00 | 250,00 |
| 5121 | S. Velthuizen Timmer-en Onderhoudbedrijf | 14277 | 19-10-23 | 250,00 | 0,00 | 250,00 |
| 5146 | ’t Eiland van Ome Nick | 14358 | 16-11-23 | 400,00 | 0,00 | 400,00 |
| 6001 | M.C. Nell-Jongbloed | 14419 | 28-12-23 | 150,00 | 0,00 | 150,00 |
| 6007 | Dhr P van Egmond | 14336 | 9-11-23 | 25,00 | 0,00 | 25,00 |
| 322900 | Mevr P.M.P. Devilee | 13803 | 26-7-23 | 514,95 | 314,95 | 200,00 |
| 326217 | Mevr. R.J.M. van Zanen | 13738 | 26-4-23 | 79,95 | 0,00 | 79,95 |
| 1.354,95 |
en € 26.260,00 i.v.m. de in 2023 reeds geboekte contributie nota’s 2024 twv € 32.715,00.
De contributie ad € 32.715 plus € 138,00 voor in 2024 terug betaalde kosten van het kerstdiner, minus € 1.020,20 voor vooruitbetaalde kosten: beveiliging € 450,27 (nr 4159), verzekeringen € 475,43 (nr 4710) en kosten reiscommissie € 94,50 (7005) , per saldo € 31.832,80 werd via de tussenrekening balans (nr 2400) naar het boekjaar 2024 werd overgeheveld.
Resumerend had de VOV een balans totaal
31-12-2021 € 127.389,17 Gecorrigeerd voor afschrijvingen € 104.511,97, op de balans
31-12-2022 € 132.674,33 Gecorrigeerd voor afschrijvingen € 107.978,53, op de balans
31-12-2023 € 119.527,91 Gecorrigeerd voor afschrijvingen € 112.182,11, op de balans
Waarvan 31 december € 107.030,00 gereserveerd;
Algemeen € 49.408,10
Reizen € 22.300,00
Huisvesting € 13.322,11
Jubileum € 22.000,25
TOELICHTING OP DE RESULTATEN
Herkomst van het resultaat
Alvorens in te gaan op de gewijzigde samenstelling van de resultatenrekening, wordt in eerste instantie vermeld dat in 2023 € 34.962,50 aan contributies werd ontvangen, tegen € 36.178,01 in 2022 en € 37.339,50 in 2021. De totale sponsor inkomsten waren in 2023 met € 6.750 hoger dan de € 5.100 in 2022 en de € 5.200 in 2021.
Waar voorheen de sponsor inkomsten werden toegerekend aan het resultaat van de diverse evenementen, worden deze in 2023 gerekend onder de primaire inkomsten, zodat een beter zicht is op de kosten van de evenementen en activiteiten.
Niettegenstaande de lagere inkomsten bleef onder aan de streep een hoger resultaat over van € 5.307,35, tegen € 3.940,49 in 2022 en € 5.657,94 in 2021.
Samenstelling van het resultaat
In de nieuwe opzet wordt onderscheid gemaakt tussen primaire inkomsten (€ 43.792,50) en uitgaven (€ 35.248,51) van de VOV, per saldo een overschot van € 8.543,99; en € 13.075,00 inkomsten en € 22.075,11 uitgaven ten behoeve van de contacten met de leden zoals o.a.. de nieuwsbrieven, website, ledenpasje, lief & leed, welke sloten met een tekort van € 9.169,61.
Voor de kosten en opbrengsten uit eigen omzet, activiteiten en evenementen resteerde een tekort van € 625,62. Aan netto inkomsten uit de eigen omzet als consumptie in-/verkoop, werd een resultaat van € 1.967,55 behaald.
De diverse activiteiten sloten met een positief resultaat van € 9.870,62
Per saldo werd aan netto inkomsten uit eigen omzet en activiteiten € 7.903,07 ontvangen. Met uitzondering van de Erwtensoep, de ladiesday en de ontspullendag werd op de diverse evenementen een negatief resultaat geboekt van per saldo € 2.964,44. Dit is inclusief de tekorten op de feestavond en het kerstdiner.
Bij externe omzet werden de kosten voor externe cursussen in rekening gebracht, per saldo werd een positief resultaat van € 77,50 genoteerd.
De reiscommissie haalde een positief resultaat van € 916,84; waardoor de externe omzet sloot met een overschot van € 994,34.
Samengevat:
primair € 43.792,50
€ -35.248,51
€ 8.543,99
leden contact € 13.075,00
€ -22.244,11
€ 9.169,61 € – 625,62
eigen omzet € -1.967,55
activiteiten € 9.870,62
evenementen € -2.964,44
externe omzet cursussen € 77,50
reizen € 916,84
€ 994,34
€ 5.307,35
Hoewel op het eerste gezicht gedacht zou mogen worden dat de VOV met een resultaat van € 5.307,85 in 2023 en een eigen vermogen van € 106.874,76 waarvan € 107.030,00 gereserveerd voor diverse bestemmingen, een kapitaalkrachtige vereniging is, moet aangetekend worden dat alleen de contributie inkomsten, nog niet voldoende zijn om de vaste lasten te betalen; Het zijn de sponsor inkomsten en de inkomsten uit het verhuren van de zaal en de vergaderruimte, die de basis vormen voor de activiteiten van de VOV.
Doordat de kosten van onze Nieuwsbrief bij lange na echter niet gedekt worden door de advertentie inkomsten, wordt het overschot van € 8.393,99, door de extra inkomsten uit sponsoring en verhuur, volledig te niet gedaan door de kosten van de Nieuwsbrief, waardoor in 2023 een negatief resultaat ontstaat.
Het zijn de inkomsten uit de activiteiten, welke voor 90% bestaan uit de verkoop van consumpties en het overschot op de reizen, die ons, met dank aan de diverse sponsoren, in staat stellen het jaarlijks kerstdiner, de nieuwjaarsreceptie en de feestavond te organiseren. Zonder deze sponsoren zouden wij alle middelen nodig hebben de primaire kosten van onze vereniging te dekken.
Hoewel de aanwezige reserveringen anders doen denken, bieden de inkomsten van de VOV weinig of geen ruimte om te sparen voor vervanging of noodzakelijk groot onderhoud, zoals de noodzakelijke vervanging van de vloer en vloerbedekking, waarvoor wij zijn aangewezen op externe sponsoren.
Het is te danken aan de contacten en het netwerk van het bestuur van de vereniging en de inzet van de activiteiten- en reiscommissie, dat de VOV al een flink aantal jaren zonder beroep op de leden, bij de huidige contributie het hoofd boven water kan houden.
Met het oog op de huidige ontwikkelingen en afgezien van de kosten verband houdende met een mogelijk verbouwing van de gemeenschapsruimte, wordt voorgesteld de aparte reserveringen Reizen, Jubileum en Huisvesting op te heffen en samen te voegen tot een reservering huisvesting (huurdersbelang, inboedel en inventaris), aangevuld met € 17.377,69 uit de Algemene reserve tot een bedrag van € 75.000 en het resultaat 2023 ad € 5.307,35 toe te voegen aan de resterende Algemene reserves, tot € 37.337,76.
Gezien de reeds lang niet meer verhoogde contributies en de afhankelijkheid van externe sponsoren wordt geadviseerd de contributie per 1 januari 2025 te verhogen met minimaal € 3,75 per persoon, respectievelijk van € 25,– naar € 28,75 voor één persoon en van € 37,50 naar € 45,00 voor twee personen op hetzelfde adres.
Het bestuur is voornemens op korte termijn een planmatige visie op stellen, hoe de VOV zich in de toekomst zal kunnen ontwikkelen en hoe deze ontwikkelingen verder gefinancierd kunnen worden.