Concept Notulen van de Algemene Leden Vergadering 2024

1. Voorwoord & opening

Om 14:00 heet de voorzitter iedereen hartelijk welkom en vraagt of iedereen de presentielijst heeft getekend. Zijn voorwoord begint met de woorden: “Dit is dan de laatste algemene ledenvergadering die ik voor u mag voorzitten. Morgen ben ik weer gewoon lid van een van de grootste verenigingen van ons dorp. Bijna 25 jaar ben ik in meerdere functies werkzaam geweest in deze mooie en een van de grootste verenigingen van Voorschoten”. Toen Aat begon was dat nog onder de naam ANBO afdeling Voorschoten, die daarna overging in de Vereniging Ouderenbelang Voorschoten. Hij draaide kort tijd in het ANBO bestuur mee, en daarna in de VOV reiscommissie en als redacteur en samensteller van de toenmalige Nieuwsbrief. In 2012 trad hij aan als voorzitter. Hoogtepunt in al die jaren was voor hem wel de verhuizing naar dit pand en de overname van een aantal activiteiten van het Rode Kruis. Tot dat moment zaten we verspreid over heel Voorschoten. De bridgers zaten in het cultureel centrum, de soosmiddagen in de Merelhof, de computerlessen vonden plaats boven Hamers, verhuisden tussentijds naar de Zwaluw van de postduivenvereniging en later naar de Rossiniflat. Na de verhuizing bleef het aantal activiteiten toenemen en groeien en nu zijn we op z’n zachtst gezegd een beetje erg toe aan meer ruimte en betere voorzieningen. Eén daarvan is afgelopen jaar gerealiseerd: een automatische deuropener. Minder kou en tocht en hopelijk een lagere energierekening. Hij vraagt vervolgens aandacht voor een serieus probleem; slijtage in de vloeren en de vloerbedekking. En inmiddels zijn al onze bezittingen afgeschreven, maar ze zullen toch ook weer vervangen moeten worden. Ook voor deze zaken werken we aan een oplossing en dat kost natuurlijk geld. Hij hoopt wel dat de vlaggen nog vele jaren mogen wapperen aan onze gevel.

Belangrijk blijft hierbij dat we over voldoende vrijwilligers en bestuursleden kunnen blijven beschikken. Zij zijn toch de olie in onze verenigingsmachine. Zonder hen geen Vereniging! Want alleen met hun trouwe hulp kunnen wij allemaal met elkaar werken aan onze missie: samen ontspannen, samen oud worden! Hij vraagt dan ook om een groot applaus voor de onvermoeibare inzet van al onze vrijwilligers!

Vervolgens vraagt hij ons om (zo mogelijk) even te gaan staan om de leden te gedenken die ons dit jaar zijn ontvallen.

2. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld. We houden de aangegeven puntenvolgorde aan.

3. Goedkeuring notulen jaarvergadering 28 april 2023

De notulen worden voorgelezen, en met een kleine wijziging goedgekeurd en door de vergadering vastgesteld.

4. Ingekomen stukken

Ingekomen is het verslag van de kascommissie. Er zijn geen afmeldingen voor deze jaarvergadering binnengekomen.

5. Jaarverslag 2023

Het jaarverslag over 2023 wordt voorgelezen door de secretaris. Er zijn geen opmerkingen en het verslag wordt vastgesteld.

6. Financieel jaarverslag 2023. Goedkeuring te reserveren gelden

De voorzitter geeft aan dat allerlei zaken zijn afgeschreven, waarvoor we weer een reserve moeten opbouwen. Hij stelt de vergadering voor om in te stemmen met een contributieverhoging per 1 januari 2025. De jaarlijkse contributie wordt dan €27,50 per persoon en €42,50 voor 2 leden op hetzelfde adres. Alles wordt duurder; wij zijn een van de goedkoopste verenigingen. De vloer moet echt onder handen genomen worden voordat er ongelukken gaan gebeuren. Het is een grote uitgave, waarvoor we al enige sponsors bereid hebben gevonden om iets bij te dragen.
Vervolgens geeft hij het woord aan de penningmeester. Frans is vorig jaar nieuw aangetreden als penningmeester. Bij zijn aanstelling bedankte hij voor het vertrouwen; hij heeft dit jaar geprobeerd om dat waar te maken en deed dat graag en met plezier. De leden hebben gelegenheid gehad om kennis te nemen van de jaarcijfers. Een beknopte versie van het financieel jaarverslag is in de zaal uitgedeeld aan de aanwezigen.

Vragen uit de zaal:
> Weinig tijd om in te zien? Nee, de stukken hebben 14 dagen ter inzage gelegen. Mocht men alsnog interesse hebben dan kan men alles komen inzien bij Frans.
> Geen balans? Ja die zit er wel bij. Is niet de vorm die de vragensteller gewend is. Klopt, we hebben een nieuw systeem.
> Er zit geen begroting voor 2024 bij? Die wordt gesplitst in diverse posten, die apart worden gefinancierd.

Aat vraagt nogmaals het woord. De vloer is belangrijk. We hebben al een mooi bedrag vergaard via sponsors, maar we vragen uw toestemming om de rest uit de Algemene reserve te betalen. Bij uw akkoord zou de vloer in de zomervakantie gelegd kunnen worden.
> Vraag uit de zaal: Welk bedrag praten we dan? Een blanco cheque? Dik legt uit dat het zal gaan om max. €12000 tot €15000. De vergadering gaat akkoord.

Dan vraagt Aat of de vergadering akkoord kan gaan met de voorgestelde contributieverhoging per jan. 2025. Heeft iemand daar moeite mee? Slechts 2 mensen zijn tegen. De contributieverhoging is hiermee aangenomen.

Vragen uit de zaal:
> Nieuwsbrieven. Kosten steeds hoger. Misschien 8 uitgeven? Aat: We willen hiermee toch naar onze achterban communiceren; niet iedereen kan overweg met internet c.q. onze website. Gé vult aan: Bij verkoop advertenties wil men het liefst 12 uitgaven, dus minder dan 9 zou hij zeker niet adviseren, dat kost dan adverteerders en maakt het blad juist weer duurder.
> Uitgave op mindere kwaliteit papier? Gé: Nee, onze drukker is heel goedkoop, dat hebben we al goed uitgezocht.

7. Goedkeuring financieel beleid 2023 en decharge van het bestuur

Een nieuwe kascommissielid: Peter Plat. In de vorige ALV was niemand bereid gevonden om samen met Hans van Noort de kascontrole op zich te nemen. Is iedereen in de zaal akkoord met de benoeming van Peter Plat? De ALV stemt in. Aat leest het verslag van de kascommissie voor. Zij hadden veel op- en aanmerkingen. Kortom, het werd een geanimeerde vergadering. Enig overleg met de penning¬meester heeft plaatsgevonden en het bestuur gaat zich buigen over de gemaakte opmerkingen. De leden t.z.t. zullen worden ingelicht. Geconstateerd is wel dat de saldi van de in gebruik zijnde bankrekeningen van de ING overeenstemmen met de dagafschriften per balansdatum 31-12-2023. De vergadering verleent vervolgens decharge aan het bestuur.
Hans en Peter worden hartelijk bedankt.
De vraag van de kascommissie of de bridgeclub TOGV wel te beschouwen is als een activiteit van de VOV, of dat hier sprake is van een zelfstandige club die dan een vergoeding voor het gebruik van de zaal verschuldigd is, wordt beantwoord door Dik. Het zijn allen leden van de VOV, maar als ze in de landelijke competitie mee willen doen moeten ze zich zelf registreren als club. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de biljartclubs. Duidelijk.

8. Benoeming kascommissie 2024

Peter Plat wil volgend jaar niet meer. Hans van Noort heeft deze taak nu twee jaar gedaan. Wie in zaal? Marijke v.d. Laan wil deze taak wel op zich nemen. Hans geeft aan dat het volgens hem niet in de statuten staan dat iemand geen 3x mag, dus zo nodig wil hij het ook in 2024 weer doen.

9. Samenstelling van het bestuur

Volgens rooster zijn Aat Stahlie en John Smit aftredend. Beiden stellen zich niet meer beschikbaar voor herbenoeming. Het bestuur draagt Wilma Zoetemelk voor als voorzitter en vraagt haar zich aan de leden voor te stellen. Wilma woont al hel haar leven in Voorschoten, was vele jaren raadslid en o.a. betrokken bij de opzet van het Senioren Magazine. Veel vrijwilligerswerk gedaan, nog niet eerder voorzitter van zo’n mooie, grote vereniging. Een hele uitdaging, zegt ze, en ze heeft veel respect voor het huidige bestuur. Ze hoopt op ons aller steun. Aat: iedereen akkoord met het aanstellen van Wilma als voorzitter? Ja, applaus.
Vervolgens stelt Anton Meijer zich voor. Ook geboren in Voorschoten en na korte tijd in Den Haag te hebben gewoond weer teruggekeerd. Al lange tijd lid van het VOV maar vanwege ziekte van zijn vrouw nooit actief deelgenomen aan activiteiten. Werkzaam geweest op accountantskantoren en betrokken als vrijwilliger bij diverse verenigingen, in commissies en als penningmeester. Goed om juist eens in een heel andere omgeving aan de slag te gaan.
Aat: iedereen akkoord met het aanstellen van Anton als 2e penningmeester? Ja, applaus.
Aat: Leuk dat Wilma het als eerste vrouwelijke voorzitter van hem overneemt. John bedankt voor de trouwe en punctuele inzet. Hij neemt zelf geen afscheid van de VOV want blijft o.a. bij de zanggroep. Misschien later weer meer; een en ander hangt af van zijn zorg voor Ria. Hij wenst ons allen nog mooie jaren.
Wilma: Bedankt Aat, voor je mooie woorden en voor je inzet. Gé en Dik richten vervolgens ook een dankwoord tot Aat. Daarna mag Wilma aankondigen dat het bestuur voorafgaand aan deze vergadering een groot aantal leden instemming heeft gevraagd om Aat te benoemen als erevoorzitter. Als ook de leden in de zaal met overtuigend applaus hiermee instemmen, overhandigt zij hem de bijbehorende oorkonde. Elly geeft hem een cadeaubon en bloemen namens de bestuursleden. Tot slot overhandigd Gé namens het bestuur nog een presentje aan John.

10. Rondvraag

• Hein v.d. Kalle: Wat zijn de plannen aangaande de uitbreiding? Dik legt het uit. Het zal heel duur worden, naar zeggen €650.000 en huurverhoging is dan onontkoombaar. Als wij groen licht geven, gaan ze aan het plannen.
• Dirk Wassink: (grapje) Kunnen we dan niet beter de Kruispuntkerk opkopen?
• Hoeveel m2 komt er bij? 102 m2.
• Men vindt het heel duur. Hebben we inzicht? Nee. Woonzorg bepaalt.
• Moeten we wachten met de vloer tot na de verbouwing? Nee, niet meer wachten; we weten immers niet hoe lang het nog zal duren en het is zo een gevaarlijke situatie.
• Hebben de leden instemming gegeven voor de verbouwing? Ja, 6 jaar geleden al.
• Kunnen de bestuursleden badges opdoen of – beter nog – naambordjes op tafel? Ja, dat zullen we volgende keer doen.
• Leen Hoogeveen, namens het CDA: Aat bedankt voor je jarenlange inzet en Wilma veel succes in je nieuwe functie. Beiden krijgen een boeket.

11. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 15:45 uur met de woorden: Dank voor uw aanwezigheid. Maar blijf nog even zitten, dan kunt u nog wat te napraten onder het genot van een drankje en een hapje.