Notulen Algemene Ledenvergadering 2023

1. Voorwoord & opening

Om 14:00 heet de voorzitter iedereen hartelijk welkom en vraagt of iedereen de presentielijst heeft getekend. In zijn voorwoord stipt hij enige zaken aan, waaronder de mobiliteit. Uit landelijke enquêtes is gebleken dat mobiliteit volgens ouderen een van de belangrijkste voorwaarden is om controle over hun eigen leven te houden en dingen te kunnen blijven doen die belangrijk voor hen zijn. Zonder mobiliteit verkleint hun leefwereld en sociale netwerk. Dat is een waarheid als een koe; dat horen wij vaak van onze leden. Gelukkig ligt ons Verenigingsgebouw centraal in Voorschoten en voor degenen die zelfs met rollator niet mobiel genoeg zijn: bus 5 stopt voor de deur. Ook kunnen Voorschotense ouderen rekenen op de Cirkelbus, die u voor een vast bedrag per maand brengt waar u maar wilt – binnen de dorpsgrenzen – en zo vaak u wilt. Naar de winkels, naar uw vrienden of naar de VOV om gezellig mee te doen aan een van de vele activiteiten. Maak er gebruik van en blijf zo lang mogelijk genieten van het leven! (U kunt zich aanmelden als abonnee bij Meldpunt Cirkelbus).

In de zomer staat bij de VOV alles een beetje op een laag pitje. Van lieverlee stoppen de activiteiten of gaan in beperkte vorm verder. Een aantal activiteiten zoals bridgen, klaverjassen en tekenen stopt helemaal in de zomer. Met name de coördinatoren genieten van een aantal weken zonder verplichtingen. Het bestuur beseft ten volle dat het niet niks is, je ‘vastleggen’ als vrijwilliger. Dan wordt er immers op je gerekend, vaak week in, week uit. De leden kijken uit naar hun ontspannende middagje, avond of ochtend. En tóch durven wij u opnieuw te vragen of het iets voor u zou zijn. Op de vorige jaarvergadering is de vraag ook al gesteld, maar vrijwilligers zijn er nooit genoeg. Vandaar dat wij het blijven proberen en vragen: Zou u wat tijd kunnen vrijmaken om als vrijwilliger bij de VOV een taak op u te nemen en het bestaande team van vrijwilligers te komen versterken? Er is altijd wel een ‘taak’ voor u te vinden die u op het lijf geschreven is, en u staat er nooit alleen voor. Maak eens een praatje met Dik Zweers; hij kan u uitleggen welke hulp er zoal nodig is en hoe vaak. Daarnaast een nog veel dringendere oproep: Zijn er mensen die willen overwegen om toe te treden tot het bestuur? Eerst gewoon meedraaien als aspirant bestuurslid en de kat uit de boom kijken, of het wat voor u is? De huidige bestuursleden zijn gemiddeld 70 à 75 jaar oud en al zijn ze altijd goed geluimd en voortvarend aan het werk, de maximale houdbaarheidsdatum gaat echt in het verschiet komen! Dat betekent dat we komende jaren enige nieuwe bestuursleden zouden willen toevoegen, die weldra de huidige kunnen gaan vervangen. Durf de stap te zetten en neem na de zomervakantie contact op met mij; het najaar is een mooi moment om eens een paar vergaderingen mee te lopen en te kijken of u uw draai zou kunnen vinden binnen het bestuur. Ook mensen die (nog) geen lid zijn van de VOV nodigen we van harte hiervoor uit, dus als u iemand in uw kennissenkring heeft die u geschikt lijkt, spreek hem of haar dan eens daarop aan. 

Ons belangrijkste contactorgaan met de leden is de Nieuwsbrief, die 9x per jaar bij u in de bus komt door een geweldig team van bezorgers. Nico Fennes en Mo v.d. Werf zorgen ervoor dat de inhoud steeds weer de moeite waard is. De Nieuwsbrief wordt voor een groot deel bekostigd door de adverteerders; een speciale taak van Gé die ze enthousiast weet te houden en zelfs regelmatig nieuwe adverteerders weet aan te trekken. Ook onze website is een waardevolle aanvulling van onze informatie­voorziening, met dank aan webbeheerder Nico van Haastrecht die de site actueel houdt.

Vervolgens vraagt de voorzitter ons om (zo mogelijk) even te gaan staan om de leden te gedenken die ons dit jaar zijn ontvallen.

2. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld. We houden de aangegeven puntenvolgorde aan.

3. Goedkeuring notulen jaarvergadering 6 mei 2022

De notulen zijn uitgedeeld aan de leden, worden zonder opmerkingen goedgekeurd en door de vergadering vastgesteld.

4. Ingekomen stukken

Ingekomen is het verslag van de kascommissie. Er zijn geen afmeldingen voor deze jaarvergadering binnengekomen.

5. Jaarverslag 2022

Het jaarverslag over 2022 wordt voorgelezen door de secretaris. Er zijn geen opmerkingen en het verslag wordt vastgesteld.

6. Financieel jaarverslag 2022. Goedkeuring te reserveren gelden

De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester. Het financieel jaarverslag is uitgedeeld aan de aanwezige leden. Peter legt e.e.a. uit. We hebben een klein positief saldo.

Willem v.d. Graaf: In de vorige jaarvergadering werd gevraagd om meer inzicht in “de overige kosten”. Er staat nu €5000. (2022) Peter legt uit wat daar in past: onderhoud, beveiliging, internet, ledenpassen, bankkosten, etc. Was vorige keer ook uitgelegd. Opbrengst lidmaatschap en verhuur geeft nog steeds iets positief saldo. In de begroting voor 2023 is een bedrag van plus €3000 aangehouden, wederom zonder contributieverhoging. Het ledenaantal loopt echter wel terug. Spreek mensen aan om lid te worden!

Vragen uit de zaal:

> Krijgt de VOV geen subsidie? Nee, wel inkomsten uit advertenties en sponsors.

> Opbrengst contributies staat er niet in? Jawel, op pagina 1.

> Opbrengst Evenementen €1200 minder dan uitgaven? Peter: Eind van het jaar tellen we alle uitgaven Evenementen bij elkaar op. Kerstdiner te duur? Moet wel doorgaan, dus financiering uit Alg. middelen.

> Willem vraagt door: Op de begroting staat eindsaldo 0. Peter: Ja, dat heeft hij gedaan omdat hij elk jaar op 0 uitkomt.

Peter: Wil men de begroting voortaan eerder dan de ALV? Nee, niet nodig.

Aat: vorig jaar was er een vraag over de contributie van 2 leden op 1 adres ad. €37,50 in plaats van 2x €25. Bij overlijden moet de overgebleven partner ineens €25 gaan betalen. Peter heeft enige rekenvoorbeelden uitgewerkt om toch min of meer voor de VOV op hetzelfde totaalbedrag te komen; erg ingewikkeld en voor de leden vrijwel steeds nadeliger dan het huidige systeem. De ALV gaat akkoord om het te houden zoals het was. 

7. Goedkeuring financieel beleid 2022 en decharge van het bestuur

Een nieuwe kascommissielid: Omdat twee van de benoemden helaas afvielen is Hans van Noort op verzoek van het bestuur gevraagd om deze taak op zich te nemen, samen met Rita Zwaard. Is iedereen akkoord met Hans van Noort? De ALV stemt in. Aat leest het verslag van de kascommissie voor. Een positief oordeel, decharge voor het bestuur plus compliment voor de penningmeester. Hans van Noort voegt nog toe dat het resultaat in overleg met de penning­meester iets is aangepast; scheelde €200.

Rita en Hans hartelijk bedankt en applaus van de zaal.

8. Benoeming kascommissie 2023

Rita Zwaard heeft deze taak nu twee jaar gedaan. Wil Hans van Noort volgend jaar nog een keer? Ja dat wil hij. Nog iemand in de zaal als tweede, en graag ook een reserve? Helaas, niemand meldt zich aan. 

9. Samenstelling van het bestuur

Volgens rooster is Dik Zweers aftredend. Hij stelt zich beschikbaar voor herbenoeming, waarmee de vergadering onder applaus instemt.

Frans Keuzenkamp reageerde op onze oproep voor bestuurslid c.q. penningmeester. Hij stelt zich voor aan de ALV. Het bestuur draagt hem graag voor als penningmeester er is blij dat de ALV akkoord is. Frans gaat de taak van Peter overnemen. Hartelijk dank Peter voor de vele jaren dat je zo nauwgezet onze administratie hebt gedaan. Peter blijft in het bestuur Belangen­behartiging doen. 

10. Rondvraag

• Dirk Wassink: Wil een lans breken voor de biljarters die vrijdagmiddag komen; ze krijgen geen kans, want er wordt dan competitie gespeeld. Hij zou graag zien dat de twee biljarts op vrijdag worden vrijgegeven en de competitie op woensdag. Of anders duidelijk vermelden dat het niet ‘vrij biljarten’ is. John Smit (coördinator biljarten) neemt er notie van.
• Kees Zoetemelk: Kerstdiner. Vond het wat tegenvallen. Een aantal mensen had te donker gebakken vlees en er was te weinig patat. Aat: Ja, de klachten waren al gehoord en dat is jammer; we nemen het mee in de onderhandelingen voor de volgende keer.
• Jan van Steeg: Las in de notulen van de ALV van vorig jaar dat de voorzitter Evenementencommissie Tom Blom was gestopt en werd bedankt. Nu gaat er weer een voorzitter weg. Hoe kijkt het bestuur daar tegenaan? Aat: Ieder is vrij om zijn functie weer beschikbaar te stellen. Kan wegens privé omstandigheden zijn. Jammer voor de VOV, maar verder is het gewoon toeval dat er in korte tijd twee weggaan.
• Els van Steeg: Bedankt voor de samenwerking en het vertrouwen, en veel succes gewenst aan haar opvolger Gé. Ze is blij dat ze de Dixie Dames nog heeft kunnen vastleggen voor het Kerstdiner.
• Aad Velthoven: Hoe staat het met de voortgang van de verbouwing? Aat: Helaas geen voortgang, maar we houden vol en blijven proberen.

11. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 15:15 uur met de woorden: U heeft weer een kijkje gekregen in ons reilen en zeilen. Dank voor uw aanwezigheid. Maar blijf nog even zitten, dan kunt u nog wat te napraten onder het genot van een drankje en een hapje.